Datenschutzerklärung der eGENTIC GmbH

Der Datenschutz ist uns, der eGENTIC GmbH – (nachfolgend „eGENTIC/uns/wir“), Am Unisys-Park 1, 65843 Sulzbach/Ts. Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Henning Munte, Tobias Kratz und Héctor Pastor Martinez, ein besonderes Anliegen.

Wir möchten Sie als verantwortliche Stelle über Art, Umfang und Zwecke einer etwaigen Erhebung, Speicherung, Übermittlung und/oder Nutzung von personenbezogenen Daten unter Beachtung der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) unterrichten. Sie können uns jederzeit, neben unserer postalischen Anschrift, auch via E-Mail unter der nachfolgenden Adresse erreichen: info@egentic.com.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter: datenschutz@egentic.com.

Mit der vorliegenden Erklärung unterrichten wir Sie über die datenschutzrelevanten Aspekte unseres Angebots, insbesondere:

  • über die Erhebung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten,
  • über die Übermittlung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten sowie
  • über Ihre Rechte.

1. Welche personenbezogenen Daten von uns erhoben und gespeichert werden

Wenn Sie unsere Webseite durch Ausfüllen des Kontaktformulars nutzen und/oder uns kontaktieren und/oder unsere Webseite lediglich besuchen, können personenbezogene Daten von uns wie folgt erhoben werden:

  • Wir erheben und verarbeiten nur personenbezogene Daten, welche Sie uns durch eine Kontaktaufnahme mit Ihrer Kenntnis, insbesondere durch Zusendung einer E-Mail, selbst zur Verfügung stellen. Bei den erhobenen personenbezogenen Daten kann es sich dabei insbesondere um folgende angegebene Daten handeln: Name, Vorname, Telefonnummer, Firma und E-Mail-Adresse sowie möglicherweise weitere von Ihnen angegeben Daten. Eine anderweitige Erhebung Ihrer Daten erfolgt durch die eGENTIC nicht.
  • Personenbezogene Daten, welche durch Ihren Besuch auf unserer Seite erhoben werden können, insbesondere Datenaufkommen, Orts- und Zeitangaben, IP-Adressen und sonstige Kommunikationsangaben, welche durch die Nutzung Ihres Computers zur Verfügung gestellt werden.

Zu den vorbezeichneten Daten können auch weitere Daten wie etwa insbesondere Lokalzeiten, Zeitzonen und Nutzungsdaten hinzugespeichert werden.

Ferner können statistische Daten bei einem Besuch unserer Webseite erhoben und genutzt werden. Statistische Daten sind unter anderem Daten über die Verwendung eines speziellen Internetbrowsers sowie dessen Modell.

2. Wie und warum Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet und übermittelt werden und wozu sie genutzt werde

Soweit Sie uns personenbezogene Daten, insbesondere durch Zusendung einer E-Mail, zur Verfügung gestellt haben, verwenden wir diese nur zur Abwicklung der von Ihnen gewünschten Dienstleistung sowie die damit einhergehende technische Administration; in diesem Zusammenhang möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir die von Ihnen im Rahmen des angestrebten Werbe-E-Mail-Versands und/oder bei Verwendung des Kontaktformulars angegebenen personenbezogenen Daten dafür verwenden, Sie als Kontakt in unserem Kontaktprogramm anzulegen und zu speichern (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Eine weitere Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten direkt durch uns bei Ihnen erfolgt nicht.

Personenbezogene Daten von Ihnen können uns auch durch einen unserer Partner übermittelt werden, auf dessen Webseite Sie sich registriert haben und auf der Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben haben, Werbe-E-Mails zu erhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Im Rahmen des Werbe-E-Mail-Versands können wir sodann dann gelegentlich von der Möglichkeit Gebrauch machen, Ihnen an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse Werbung unter Verwendung elektronischer Post zukommen zu lassen. Die Werbung umfasst dabei Produkte Dritter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch durch die etwaige Geltendmachung Ihrer Rechte (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO) führen, wie Sie sie der Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung entnehmen können.
Darüber hinaus kann eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in solchen Fällen erfolgen, in welchen wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder soweit es zur Durchsetzung sonstiger Rechte/Forderungen bzw. zur Rechtsverteidigung erforderlich sein sollte, wenn und soweit diese auf berechtigten Interessen der Veranstalterin oder sonstigen Dritten beruhen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Selbiges gilt im Falle des (auch nur teilweisen) Kaufs oder Verkaufs von Geschäfts- und/oder Vermögenswerten, im Falle der sonstigen Übernahme unseres Geschäftes durch einen Dritten, im Falle der Eröffnung eines Insolvenzverfahren oder wenn die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eine Weitergabe der E-Mail-Adresse an Dritte zum Zwecke der Werbung erfolgt nicht. Selbstverständlich können Sie dem Werbe-E-Mail-Versand jederzeit widersprechen. Zum entsprechenden Widerrufsrecht lesen Sie bitte Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung.

3. Wo und wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern und wohin Ihre Daten exportiert werden können

a) Ihre personenbezogenen Daten werden von uns innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums gespeichert. Eine Speicherung oder ein Datentransfer in Drittstaaten findet nicht statt.
b) Sofern keine Löschung oder Sperrung nach Maßgabe durch Sie ausgeübter Rechte, die Sie unter Ziffer 5. einsehen können, erfolgt, werden Ihre Daten dauerhaft zu den vorstehend genannten Zwecken gespeichert.

Nachdem Sie eine etwaige Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen und/oder Ihren Widerspruch gegen diese erklärt haben, setzen wir Sie auf unsere sog. Sperrliste. Dies bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für Marketingzwecke verwenden und diese auch nicht mehr weitergeben. Wir speichern dann Ihre Daten nur noch zu rechtlichen Zwecken (z.B. Nachweispflichten, Abwehr und Geltendmachung von Ansprüchen etc.) und löschen diese nach Ablauf einer weiteren Frist von vier Jahren, sofern nicht zwingende Gründe dagegen sprechen oder aber aus anderen Gründen eine entsprechende Datenverarbeitung, etwa im Wege einer erneuten Einwilligung, erlaubt ist.

Darüber hinaus verfahren wir in derselben Weise, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten über einen Zeitraum von 24 Monaten nicht mehr genutzt, d.h. weder für eigene Marketingzwecke oder die unserer Kunden verwendet werden.

4. Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

Wir treffen entsprechende Vorkehrungen – administrative/organisatorische, technische sowie physische – um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Diebstahl, Missbrauch, unberechtigten Zugriff, unberechtigte Weitergabe, unberechtigte Änderung und Zerstörung zu schützen. So werden Ihre Daten insbesondere im Rahmen von Zutrittskontrolle (sichere Verortung der Server, zu denen nur nach einem definierten Sicherheitsverfahren Zutritt gewährt wird), Zugangskontrolle (Verschlüsselung der Datenübertragung in 128 bit, individuelle Passwort-, Menü-, und Berechtigungsvergabe für Mitarbeiter, aktuelle Virensoftware), Zugriffskontrolle (individuelle Zugriffsberechtigung für Mitarbeiter durch persönliche Accounts, Identifikations- und Authentizifierungserfordernis), Weitergabekontrolle (stetige Kontrolle und Hinweise an die Berechtigten, keine lokale Speicherung der Daten, Protokollierung aller Datenexporte und Übermittlungen), Eingabekontrolle (Accountgebundene Überprüfung, Protokollierung durch Zeitstempel und Host), Auftragskontrolle (Stetige Kontrolle durch Geschäftsführer und Datenschutzbeauftragten, eindeutige Vertragsgestaltung bezogen auf die Vorgaben nach § 11 BDSG bzw. Art. 28 DSGVO in Abstimmung mit Datenschutzbeauftragtem und Geschäftsleitung) und Verfügbarkeitskontrolle (Allgemeine Sicherungsmaßnahmen des Hosters [USV, Halon-Gas Anlage etc.], Back-Up-Streaming an andere Allgemeine Sicherungsmaßnahmen des Hosters [z.B. USV, Halon-Gas Anlage etc.], Back-Up-Streaming an anderen Ort [mit allen Sicherheitsvorkehrungen siehe Zutrittskontrolle] jede Nacht, Spiegelung auf zwei weitere Festplatten, Virenschutzprogramme) geschützt.

Trotz dieser Vorkehrungen können wir aufgrund der unsicheren Natur des Internets nicht für die Sicherheit Ihrer Datenübertragung zu unserer Webseite garantieren. Daher erfolgt jegliche Datenübertragung von Ihnen zu unserer Webseite auf Ihr eigenes Risiko.

5. Wozu Sie berechtigt sind
Sie haben das Recht, nach Maßgabe von Art. 15 DSGVO jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten, einschließlich Herkunft und Empfänger Ihrer Daten sowie den Zweck der Datenverarbeitung.
Sie haben außerdem das Recht, jederzeit von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Eine Einschränkung der Verarbeitung können Sie bei Vorliegen einer der unter Art. 18 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen verlangen, z.B. bei Bestreiten der Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten.

Sie sind überdies berechtigt, (eine) etwaig erteilte Einwilligungserklärung(en) zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 DSGVO). Ein solcher Widerruf berührt allerdings nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitungsvorgänge.

Zudem sind Sie berechtigt, von uns die Bereitstellung der uns übermittelten personenbezogenen Daten in einem Format zu verlangen, das die Übermittlung an eine andere Stelle erlaubt (Art. 20 DSGVO).

Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1, 2 und 3 DSGVO können Sie der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation Ihrer Person ergeben, widersprechen.

Ferner haben Sie das Recht, gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer Daten und Ihr Recht auf Vergessenwerden geltend zu machen. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen werden wir diesbezüglich auch ohne Vorliegen eines entsprechenden Verlangens Ihrerseits vorgehen und Ihre personenbezogenen Daten löschen.

Um Ihre vorstehend in diesem Abschnitt aufgelisteten Rechte geltend zu machen, kontaktieren Sie uns bitte unter eGENTIC GmbH, Am Unisys-Park 1, 65843 Sulzbach/Ts., Deutschland oder unter folgender E-Mail-Adresse: info@egentic.com

Schließlich besteht die Möglichkeit, sich mit einer etwaigen Beschwerde an die für die eGENTIC GmbH zuständige Aufsichtsbehörde, den Hessischen Datenschutzbeauftragte (Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden, Deutschland), oder jede andere Aufsichtsbehörde zu wenden.

6. Server-Log-Files

Es werden durch den Provider der Internet Seite automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Files erhoben und gespeichert. Diese werden automatisch durch den Browser an uns übermittelt. Dabei handelt es sich um Browsertyp/Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage. Diese Daten kann man keiner bestimmten Person zuordnen. Diese Daten werden ebenfalls nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Liegen konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung vor, behalten wir uns das Recht vor, diese Daten nachträglich zu prüfen.

7. Nutzung von „Microsoft Teams“

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“ (nachfolgend: „MS Teams“), um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „MS Teams“ ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

a) Welche Daten von Ihnen verarbeitet werden
Bei der Nutzung von „MS Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Land, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „MS Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

b) Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „MS Teams“, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das vorab transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „MS Teams“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „MS Teams“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „MS Teams“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

c) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Im Übrigen ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

d) Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „MS Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „MS Teams“ vorgesehen ist.

e) Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„MS Teams“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter mit Hauptsitz in den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt, d.h. einem Land außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. der Vertragsstaaten über das Abkommen zum Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Wir haben mit dem Anbieter von „MS Teams“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Zudem ist „MS Teams“ durch den Abschluss von sog. EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung eines Datenschutzniveaus verpflichtet, welches dem europäischen im Wesentlichen entspricht.

f) Ihre Rechte als Betroffene/r
Ihre Rechte als Betroffene/r entnehmen Sie bitte Ziffer 5. dieser Datenschutzerklärung.

g) Löschen von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen oder Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

h) Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der oben unter Ziffer 5. angegebenen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

8. Nutzungsdaten und Cookies
Sie können unsere Internetseiten ohne die Angabe personenbezogener Daten einsehen. Jedoch fallen bei einem Besuch unserer Seiten bestimmte technische Daten an, so genannte Nutzungsdaten. Zudem setzen wir gegebenenfalls einen oder mehrere Cookies, worüber wir Sie ebenfalls informieren möchten.

a) Nutzungsdaten:
Wir speichern bei ihrem Besuch unserer Webseiten standardmäßig ausschließlich die Webseite, von der aus Sie zu unserem Angebot gelangt sind, den Namen Ihres Internet-Service-Providers, welche Webseiten Sie innerhalb unseres Internet-Angebots besucht haben, sowie Datum und Dauer Ihres Besuchs. Die gewonnen Daten sind vollständig anonymisiert.
Ihre IP-Adresse sowie ein Time-Stamp werden zudem aus Sicherheitsgründen gespeichert und für interne Zwecke genutzt. Die IP-Adresse ist dabei eine maschinenbezogene Kennung, die eine Aussage über den verwendeten Rechner für den Internet-Zugang oder benutzten Internet-Gateway macht, und zwar zum Zeitpunkt der Online Abfrage. Der Begriff Time-Stamp bezeichnet einen Wert in einem definierten Format, der einem Ereignis (beispielsweise dem Senden oder Empfangen einer Nachricht, der Modifikation von Daten u. a.) einen Zeitpunkt zuordnet. Der Zweck eines Zeitstempels ist es, für Menschen oder Computer deutlich zu machen, wann welche Ereignisse eintraten.

b) Cookies:
aa. Im Rahmen unserer Internetseiten verwenden wir so genannte Cookies. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die auf Ihrer Festplatte gespeichert werden und in denen bestimmte Informationen gespeichert sind, die der Server, der den Cookie gesetzt hat, wieder auslesen kann. Zum Einsatz kommen können dabei so genannte Session Cookies, die automatisch gelöscht werden, sobald Sie Ihr Browser-Fenster schließen, und Cookies mit längerer Laufzeit. Bei den in Cookies gespeicherten Informationen kann es sich insbesondere um den Login (Ihren Besuch, wenn Sie sich anmelden), das Datum und die Zeit Ihres Besuchs bei uns, die Cookie-Nummer sowie die URL der Website handeln, von der aus Sie auf unsere Angebotsseiten gelangt sind.
Der Einsatz von Cookies ermöglicht es uns zunächst, Sie zu erkennen. Darüber hinaus können wir durch die Cookies unser Angebot optimal nach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Außerdem ermöglichen es Cookies, die statistische Häufigkeit der Aufrufe der verschiedenen Seiten unseres Internet-Angebots sowie die allgemeine Navigation aufzuzeichnen.
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bb. Nutzung der SalesViewer®-Technologie:
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